Ometa heeft een nieuwe SharePoint Workflow template
ontwikkeld dat de meest complexe approval workflow requirements ondersteund. In
plaats van de standaard record level approvals, maakt de Ometa oplossing field
level approvals mogelijk.
Hoe werkt het?
Het start met het groeperen van velden van een SharePoint
lijst in types. Ieder type heeft een gedefinieerde lijst van geautoriseerde
gebruikers en approvers.
Als een geautoriseerde gebruiker een veld update dat bij een bepaald type
hoort, start een workflow voor de approvers voor dat type. Parallelle workflows
zijn mogelijk indien het geüpdatete veld tot meerdere types behoort. Pas
wanneer alle goedkeuringen zijn ontvangen, wordt het veld geüpdate.
Als een niet geautoriseerde gebruiker een veld update start er geen workflow en
word de waarde van dat veld niet geüpdate.
Voorbeeld:
Een klantenlijst wordt onderhouden in SharePoint. De data
velden kunnen worden gegroepeerd in 2 types: de eerste groep data (Type A) is
meer financieel gerelateerd, de tweede (Type B) is meer sales gerelateerd.
De financiële administrators zijn de geautoriseerde gebruikers voor de type A
velden en de approvers zijn de Financiële Directeur en de Sales Directeur.
Voor de type B velden zijn de account executives de geautoriseerde gebruikers
en de Sales Directeur moet de veranderingen goedkeuren.
History list
Alle informatie die gerelateerd is tot de workflow word
opgeslagen in de history list. Dit zorgt voor een volledige lijst van alle
veranderingen aan de data.
Segregation of Duties (SOD)
Wanneer de persoon die het veld geüpdate heeft ook de
approver is, kan er een notificatie gestuurd worden naar de SOD die
verantwoordelijke is voor verdere opvolging.
Ometa Integrator Framework
In veel gevallen word de advanced workflow solution samen met
het Ometa Integrator Framework aan de klant aangeboden. Dit framework zorgt
ervoor dat business applicaties (ERP, CRM, …) gebruikt kunnen worden in een MS
SharePoint Portaal. Updates/inserts
van business application data is nu gestart in SharePoint. Via de Ometa Advanced
Workflows oplossing wordt het goedgekeurd en wanneer alle goedkeuringen
ontvangen zijn wordt de update doorgevoerd naar de business applicatie.
Afbeelding over hoe velden te groeperen in
types:
